Serwer, który używa metody greylistingu, odrzuca maile od nierozpoznanych nadawców przy pierwszej próbie ich dostarczenia – często jest to ustawienie domyślne dla maili przychodzących zza granicy.
Technicznie następuje zwrócenie serwerowi nadawcy kodu błędu oznaczającego tymczasowe problemy z odebraniem maila. Normalnie serwer nadawcy po pewnym czasie (zależnym od swoich ustawień) powinien ponowić próbę wysłania wiadomość, która tym razem zostanie przyjęta. Jeśli natomiast poczta pochodzi z serwera rozsyłającego spam, na ogół nie jest wysyłana ponownie, takie serwery są przygotowane do wysłania masowych ilości poczty i, obrazowo mówiąc, szkoda im „czasu” na ponowne wysyłki do adresatów, którzy nie przyjęli pierwszego maila – „wolą” wysłać pocztę na kolejne adresy.
To właśnie mechanizm greylistingu często powoduje, że na niektóre maile, zwłaszcza te zagraniczne – trzeba czekać dłużej. Taka przerwa nie ma nic wspólnego z awarią czy niewydolnością serwera, a jest po prostu skutkiem działania tego mechanizmu ochronnego. Czas, który w tym wypadku upływa od wysłania maila do jego pojawienia się w Twojej skrzynce – w największym stopniu – zależy od tego, jak szybko serwer nadawcy ponowi wysyłkę.
W ramach grupy R22 działa między innymi EmailLabs (SMTP w chmurze) prowadzona przez Vercom S.A. . Usługa jest coraz szerzej używana do wysyłek korespondencji transakcyjnej, a więc pożądanej przez użytkownika (informacje o logowaniu do serwisów, zmiana hasła, zamówienia, faktury itp.) W ramach usługi dostawcy tego rodzaju korespondencji, za odpłatnością, korzystają z serwerów wyspecjalizowanych w zapewnieniu maksymalnie wysokiej dostarczalności poczty.
Z drugiej strony mamy operatora hostingu H88 S.A. – zatem jednego z największych dostawców usługi komercyjnej poczty elektronicznej w kraju. Dzięki włączeniu mechanizmów omijania greylistingu przez EmailLabs, z jednej strony klienci tej marki mogą korzystać z lepszej i szybszej dostarczalności poczty, z drugiej natomiast – klienci hostingowi nie muszą czekać na ważne dla nich maile, które normalnie podlegałyby procedurze greylistingu.
Jako ciekawostkę dodajmy, że część maili, które otrzymują użytkownicy H88, także jest wysyłana za pomocą usługi EmailLabs, ze względu na to, że niektóre adresy kontaktowe klientów znajdują się poza H88, np. kiedy użytkownik podaje jako adres kontaktowy bezpłatną pocztę prowadzoną przez popularne portale (przykładowo wp.pl). Dzięki temu rozwiązaniu oni także mają większą szansę, że prawidłowo i szybko dotrze do nich ważny mail, np. z linkiem do zmiany hasła na serwerze albo proformą za odnowienie domeny.
W jakich markach hostingowych można liczyć na szybsze pojawianie się maili transakcyjnych?